Bạn đang xem bài viết File PDF là gì? Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản tại thcshuynhphuoc-np.edu.vn bạn có thể truy cập nhanh thông tin cần thiết tại phần mục lục bài viết phía dưới.
PDF (Portable Document Format) là một định dạng tệp được sử dụng rộng rãi để lưu trữ và chia sẻ thông tin trực tuyến. Được phát triển bởi Adobe Systems, file PDF giúp duy trì cấu trúc ban đầu của tài liệu tổ chức, bao gồm font chữ, hình ảnh, các đối tượng đồ họa và bố cục. File PDF tương thích trên nhiều nền tảng và hầu như không thay đổi hình dạng hoặc bố cục khi mở trên các thiết bị khác nhau.
Để tạo file PDF từ file Word, Excel hoặc Powerpoint, có nhiều cách đơn giản và thuận tiện. Một trong số đó là sử dụng các công cụ có sẵn trong ứng dụng Word, Excel hoặc Powerpoint để chuyển đổi trực tiếp sang định dạng PDF. Thông qua tính năng lưu tệp, người dùng có thể lựa chọn định dạng PDF và chỉ cần đặt tên cho tệp mới để lưu trữ.
Ngoài ra, còn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến miễn phí hoặc trả phí để chuyển đổi file sang định dạng PDF. Điều này đặc biệt hữu ích đối với những người không có ứng dụng Office hoặc muốn tiết kiệm thời gian và công sức.
Với các công cụ này, người dùng chỉ cần tải lên tệp cần chuyển đổi và chọn định dạng đầu ra là PDF. Sau đó, công cụ sẽ xử lý và tạo ra tệp PDF mới, sau đó có thể tải xuống và lưu trữ hoặc chia sẻ với người khác.
Tổng kết lại, file PDF là một định dạng tệp đa năng và phổ biến, giúp duy trì cấu trúc ban đầu của tài liệu và dễ dàng chia sẻ trên nhiều nền tảng. Việc tạo file PDF từ file Word, Excel hoặc Powerpoint cũng trở nên đơn giản và thuận tiện, bằng cách sử dụng các công cụ có sẵn trong các ứng dụng Office hoặc các công cụ trực tuyến hiện có trên Internet.
Có thể nói với những tính năng tiện dụng, tiện lợi và dễ sử dụng thì file pdf hiện là một trong những định dạng file văn bản được xem là phổ biến nhất hiện nay. Vậy File PDF là gì? Hãy cùng Chúng Tôi giải đáp thắc mắc trong bài viết dưới đây nhé!!
File PDF là gì?
File PDF (Portable Document Format) là định dạng tài liệu di động, tập tin văn bản khá phổ biến của hãng Adobe Systems. File PDF cũng giống như định dạng Word, PDF hỗ trợ văn bản thô cùng với font chữ, hình ảnh, âm thanh và nhiều hiệu ứng khác.
Một văn bản PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau. Đây cũng chính là ưu điểm vượt trội mà PDF sở hữu khiến cho định dạng này trở nên phổ biến, cho việc phát hành sách, báo hoặc tài liệu khác qua mạng Internet.
Một số đặc điểm chính của file PDF
Các đặc điểm của file PDF:
- File PDF thường có kích thước khá nhỏ nên dung lượng nhỏ dễ dàng chia sẻ qua internet.
- File PDF được hỗ trợ mã hóa bởi rất nhiều phần mềm cho nên tính bảo mật rất cao.
- PDF được xem và trình bày trên bất kỳ thiết bị bao gồm: Máy tính, laptop, các thiết bị di động, smartphone…
- Tạo file và chuyển đổi sang các file văn bản khác dễ dàng.
Ưu điểm của định dạng PDF
Để file PDF được người dùng sử dụng phổ biến thì chắc chắn một điều là nó có rất nhiều ưu điểm, dưới đây là một vài ưu điểm phổ biến nhất các bạn cùng tham khảo.
File PDF có thể nói là có độ bảo mật cao và nhiều tùy chọn đa dạng cho người dùng chọn.
Sự đa dạng về hỗ trợ trên hầu hết các thiết bị từ máy tính đến thiết bị di động.
File PDF cũng có những tính năng với những văn bản bình thường, các định dạng PDF còn có thể hiển thị hoàn toàn giống nhau trên tất cả các môi trường làm việc khác nhau.
Đặc biệt của file PDF có thể nói đến đó là kích thước các file thường khá nhỏ,chính vì nhỏ nên khi người dùng chia sẻ và sao chép thường dễ dàng cho người đọc.
File PDF khác gì file Word?
Sự khác nhau giữa PDF và Word (DOC) là:
- DOC là định dạng file được tạo ra bởi Microsoft; còn PDF là định dạng file văn bản phổ biến của Adobe Systems.
- Microsoft Word được sử dụng để tạo và chỉnh sửa các file DOC; còn Adobe Acrobat sử dụng để tạo các file PDF.
- Có thể sử dụng Word để chỉnh sửa các tài liệu được tạo ra bằng Word nhưng lưu ở định dạng PDF. Còn việc chỉnh sửa file PDF được tạo bằng Acrobat phải thông qua ứng dụng của bên thứ 3.
- Về bản chất, DOC là độc quyền và PDF là nguồn mở.
- Việc chuyển giao nội dung trong file DOC thường kém chính xác hơn, trong khi đó file PDF có thể giữ nguyên chính xác nội dung và hình thức của tài liệu.
PDF hoạt động như thế nào?
Để khắc phục những vấn đề khi trong văn bản có hình ảnh, phông chữ và phần tử đồ hoạ khác. Những nhà phát triển phần mềm bắt đầu sử dụng các liên kết đến tài nguyên khác trên máy tính.
Giả sử như bạn đã sử dụng phông chữ đặc biệt trong tài liệu của mình. Thay vì lưu tất cả dữ liệu cho phông chữ này bên trong tài liệu của bạn, nó sẽ kéo các thông tin cần thiết từ thư mục cài đặt font chữ trên máy tính. Điều này làm giảm tải trên tệp tài liệu, làm cho nó nhẹ hơn.
Nó vẫn hoạt động tốt miễn là bạn không di chuyển phông trên máy tính. Tuy nhiên, nếu bạn mang file đó đến một máy tính khác mà không cài đặt phông chữ đặc biệt của bạn, nó sẽ trông không giống như vậy nữa.
Bạn có thể tưởng tượng nỗi đau của việc dành tất cả thời gian để tạo ra một tài liệu quan trọng. Sau đó có nó trông khủng khiếp bởi vì bạn đã không giữ các liên kết đến các yếu tố đồ họa tồn tại.
Tại sao PDF lại quan trọng?
Có thể nói tính di động của file PDF rất quan trọng vì nó thể hiện ở điểm các tệp file PDF khi mở ở bất kỳ thiết bị nào thì nó cũng trông rất giống nhau. Chính vì vậy mà cho dù bạn sử dụng bằng Windows 10, Mac, Windows Phone, iPad hoặc Windows XP, Chrome OS, Android bạn mở file PDF nào thì chúng luôn phù hợp.
Thông tin trong PDF không phụ thuộc vào thiết bị của người tạo hoặc của người xem. Nó bao gồm phông chữ, biểu đồ, hình ảnh và dường như chúng không có vấn đề nào.
Tại sao PDF lại trở nên quan trọng chúng ta cùng so sánh một ví dụ sau nhé khi bạn gửi một tài liệu Microsoft Word cho ai đó. Điều gì sẽ xảy ra nếu người nhận của bạn, những người bạn gửi tài liệu qua không sử dụng Microsoft Word trên máy tính hay một thiết bị nhận dữ liệu nào đó.
Họ có thể mở bằng một ứng dụng khác đó là Google Docs. Nhưng như vậy thì tài liệu của bạn sẽ trông rất khác vì docs hiển thị các tệp theo một cách khác nhau, nó sẽ bị thay đổi văn bản gốc, định dạng của bạn.
Nếu bạn dành thời gian để trình bày văn bản dưới dạng bảng biểu, hình ảnh và các yếu tố khác, tất cả chúng đều sẽ bị thay đổi cách trình bày, không như văn bản gốc của bạn.
Đến đây thì PDF trở nên phổ biến và quan trọng vì theo nguyên tắc và ý nghĩa của file PDF là những tệp có nghĩa là để xem. Những gì khi bạn trình bày văn bản, hình ảnh, phông chữ, bạn nhấn save là những gì người khác nhận được sẽ xem được.
Thậm chí người nhận không cần phải cài một trình đọc. Hầu hết những trình duyệt, máy tính, điện thoại đều có tính năng mở các file PDF một cách dễ dàng mà không gặp vấn đề trở ngại. Chính vì điều này mà file PDF trở nên phổ biến.
Phần mềm đọc file PDF
Một số phần mềm đọc file PDF là:
Foxit Reader
Nhắc đến Foxit Reader chắc chắn ai sử dụng máy tính, thiết bị điện tử để truyền dữ liệu thì đều biết đến Foxit Reader. Nó là một phần mềm đọc file nổi tiếng vì độ gọn nhẹ, phù hợp với mọi cấu hình máy tính.
Hiện nay công nghệ thông tin phát triển nên phần mềm Foxit Reader đã có nhiều tính năng và ứng dụng mới nổi như tạo mật khẩu, chữ ký, tạo file PDF mới…. và còn nhiều tính năng khác.
Với Foxit Reader hiện nay có nhiều yêu điểm mà được nhiều người dùng ưa thích như:
- Phù hợp với hầu hết mọi cấu hình máy tính hiện hành.
- Có thể để lại bình luận trong file PDF.
- Dễ dàng tạo tập tin PDF mới.
- Có hỗ trợ phiên bản dành cho điện thoại.
- Gọn nhẹ, dễ sử dụng.
- Có phiên bản miễn phí và trả phí.
Adobe Reader
Ông lớn Adobe đã cho ra đời một phần mềm đó là Adobe Reader so với phần mềm Foxit Reader thì phần mềm Adobe Reader cũng thuộc top ngang hàng với Foxit Reader, họ sinh ra là một 9 một 10.
Nếu bạn đang phân vân chọn một ứng dụng thì để sử dụng file PDF thì chắc chắn đây sẽ là một gợi ý cho bạn. Với Adobe Reader có rất nhiều ưu điểm mà bạn có thể tham khảo.
Ưu điểm của Adobe Reader là:
- Giao diện thân thiện dễ sử dụng, Có thể tạo ghi chú trên tập tin PDF.
- Kết nối với đám mây để lưu trữ và chia sẻ tập tin PDF trực tuyến.
- Với Adobe Reader có phiên bản dành cho điện thoại bạn có thể chỉnh sửa, chuyển đổi, bạn có thể xem, tạo chữ ký… bạn còn có thể sử dụng camera để tài liệu với định dạng pdf Load file PDF nặng nhanh hơn Foxit Reader.
- Hiện tại thì nhà sáng chế vẫn chưa thu phí sử dụng dịch vụ này nên người dùng hoàn toàn miễn phí
Đọc file PDF bằng trình duyệt web
Với phần mềm này bạn không cần cài thêm bất kỳ một phần mềm nào khác, vì đọc file PDF bằng trình duyệt web bạn có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt web nào như Mozilla Firefox , Google Chrome, Micorosft Edge để đọc file PDF.
Với cách làm vô cùng đơn giản là bạn chỉ việc kéo file PDF rồi thả vào trình duyệt là xong.
Ưu điểm của các trình duyệt đọc file PDF là:
- Nhanh, tiên, đủ dùng thích hợp cho những bạn ít phải làm việc với PDF nhiều. Giao diện đơn giản dễ sử dụng.
- Đọc file PDF bằng trình duyệt web có sẵn trên Windows, người dùng không cần phải cài thêm phần mềm về; ngoài ra còn hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt.
Nhược điểm còn tồn tại của các trình duyệt đọc file PDF là:
- Chỉ sử dụng được mở mức cơ bản như là đọc file PDF, phóng to, thu nhỏ, xoay và in đấy cũng là nhược điểm lớn nếu bạn muốn sử dụng nhiều tính năng hơn trong khi làm việc.
Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản
Bước 1: Bạn mở Microsoft Word 2013, bạn làm việc và nhập nội dung cần làm việc vào file sau đó bạn vào Menu File, chọn Save As. Bước tiếp theo.
Bước 2: Tại đây xuất hiện phần name file nội dung bạn đang cần lưu dưới dạng PDF, bạn nhập vào tên của FIle vào ô File Name, và chọn PDF(*.pdf) ở ô Save as type, sau đó bạn lưu đuôi PDF lại là bạn đã thành công trong việc tạo và lưu một file dưới dạng đuôi pdf.
Cách tạo file PDF từ file Exel đơn giản nhất:
Bước 1: Mở bảng tính trong Microsoft Excel mà bạn muốn chuyển đổi thành file PDF.
Bước 2: Nhấn File > Print > Microsoft Print to PDF.
Bước 3: Nhấn Print để tạo file PDF từ Excel.
Bước 4: Đặt tên và chọn vị trí lưu lại, chọn Save.
Cách tạo file PDF từ file Microsoft PowerPoint đơn giản nhất:
Bước 1: Mở slide PowerPoint mà bạn chuyển sang định dạng PDF.
Bước 2: Chọn File > Print > Microsoft Print to PDF.
Bước 3: Nhấn Print để tạo file PDF từ PowerPoint.
Bước 4: Đặt tên và chọn vị trí lưu lại file PDF.
Hy vọng bài viết trên đây giúp bạn hiểu rõ hơn về file PDF là gì, cũng như cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản. Hãy cùng theo dõi Chúng Tôi để cập nhật những thông tin mới thú vị nhé!
Trên thực tế, file PDF (Portable Document Format) là một định dạng tài liệu không thể thay đổi được và rất phổ biến trong việc chia sẻ thông tin trực tuyến. Điều này là do file PDF giữ nguyên định dạng ban đầu của tài liệu, bất kể nền tảng hoặc phần mềm được sử dụng để mở file.
Việc tạo file PDF từ các tệp Word, Excel hoặc PowerPoint có thể thực hiện một cách đơn giản và dễ dàng. Để tạo file PDF từ tệp Word, người dùng có thể sử dụng tính năng lưu hoặc in file dưới định dạng PDF. Tương tự, trong Excel, người dùng có thể chọn nút “Lưu dưới dạng” và chọn “PDF” để tạo file PDF từ tệp Excel. Đối với PowerPoint, người dùng có thể sử dụng tính năng lưu hoặc in file dưới định dạng PDF.
Việc tạo file PDF từ các tệp Word, Excel hoặc PowerPoint mang lại nhiều lợi ích. Đầu tiên, nó giúp bảo vệ sự toàn vẹn của tài liệu, đảm bảo rằng không ai có thể thay đổi hoặc chỉnh sửa nội dung. Thứ hai, file PDF có thể được mở trên mọi thiết bị và hệ điều hành, đảm bảo sự tương thích và truy cập dễ dàng. Cuối cùng, file PDF xuất sắc trong việc giữ nguyên định dạng, bố cục và font chữ của tài liệu gốc, giúp tạo ra một phiên bản chính xác và chuyên nghiệp.
Tóm lại, file PDF là một định dạng tài liệu không thể thay đổi phổ biến trong việc chia sẻ thông tin trực tuyến. Việc tạo file PDF từ các tệp Word, Excel hoặc PowerPoint là dễ dàng và mang lại nhiều lợi ích. Qua việc giữ nguyên định dạng và nội dung của các tệp gốc, file PDF giúp bảo vệ sự toàn vẹn của tài liệu và đảm bảo sự truy cập và tương thích dễ dàng trên mọi nền tảng và thiết bị.
Cảm ơn bạn đã xem bài viết File PDF là gì? Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản tại thcshuynhphuoc-np.edu.vn bạn có thể bình luận, xem thêm các bài viết liên quan ở phía dưới và mong rằng sẽ giúp ích cho bạn những thông tin thú vị.
Từ Khoá Liên Quan:
1. File PDF là gì
2. Định dạng file PDF
3. Ưu điểm của file PDF
4. Nhược điểm của file PDF
5. Cách tạo file PDF từ file Word
6. Cách tạo file PDF từ file Excel
7. Cách tạo file PDF từ file Powerpoint
8. Cách chuyển đổi file Word sang file PDF
9. Cách chuyển đổi file Excel sang file PDF
10. Cách chuyển đổi file Powerpoint sang file PDF
11. Phần mềm tạo file PDF
12. Ứng dụng tạo file PDF miễn phí
13. Cách tạo file PDF trực tuyến
14. Lợi ích của việc sử dụng file PDF
15. Cách sử dụng file PDF trong công việc