File PDF là gì? Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản

Có thể nói với những tính năng tiện dụng, tiện lợi và dễ sử dụng thì file pdf hiện là một trong những định dạng file văn bản được xem là phổ biến nhất hiện nay. Vậy File PDF là gì? Hãy cùng Chúng Tôi giải đáp thắc mắc trong bài viết dưới đây nhé!!

File PDF là gì?

File PDF (Portable Document Format) là định dạng tài liệu di động, tập tin văn bản khá phổ biến của hãng Adobe Systems. File PDF cũng giống như định dạng Word, PDF hỗ trợ văn bản thô cùng với font chữ, hình ảnh, âm thanh và nhiều hiệu ứng khác.

Một văn bản PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau. Đây cũng chính là ưu điểm vượt trội mà PDF sở hữu khiến cho định dạng này trở nên phổ biến, cho việc phát hành sách, báo hoặc tài liệu khác qua mạng Internet.

Một số đặc điểm chính của file PDF

Các đặc điểm của file PDF:

• File PDF thường có kích thước khá nhỏ nên dung lượng nhỏ dễ dàng chia sẻ qua internet.
• File PDF được hỗ trợ mã hóa bởi rất nhiều phần mềm cho nên tính bảo mật rất cao.
• PDF được xem và trình bày trên bất kỳ thiết bị bao gồm: Máy tính, laptop, các thiết bị di động, smartphone…
• Tạo file và chuyển đổi sang các file văn bản khác dễ dàng.

Ưu điểm của định dạng PDF

Để file PDF được người dùng sử dụng phổ biến thì chắc chắn một điều là nó có rất nhiều ưu điểm, dưới đây là một vài ưu điểm phổ biến nhất các bạn cùng tham khảo.

File PDF có thể nói là có độ bảo mật cao và nhiều tùy chọn đa dạng cho người dùng chọn.

Sự đa dạng về hỗ trợ trên hầu hết các thiết bị từ máy tính đến thiết bị di động.

File PDF cũng có những tính năng với những văn bản bình thường, các định dạng PDF còn có thể hiển thị hoàn toàn giống nhau trên tất cả các môi trường làm việc khác nhau.

Đặc biệt của file PDF có thể nói đến đó là kích thước các file thường khá nhỏ,chính vì nhỏ nên khi người dùng chia sẻ và sao chép thường dễ dàng cho người đọc.

File PDF khác gì file Word?

Sự khác nhau giữa PDF và Word (DOC) là:

• DOC là định dạng file được tạo ra bởi Microsoft; còn PDF là định dạng file văn bản phổ biến của Adobe Systems.
• Microsoft Word được sử dụng để tạo và chỉnh sửa các file DOC; còn Adobe Acrobat sử dụng để tạo các file PDF.
• Có thể sử dụng Word để chỉnh sửa các tài liệu được tạo ra bằng Word nhưng lưu ở định dạng PDF. Còn việc chỉnh sửa file PDF được tạo bằng Acrobat phải thông qua ứng dụng của bên thứ 3.
• Về bản chất, DOC là độc quyền và PDF là nguồn mở.
• Việc chuyển giao nội dung trong file DOC thường kém chính xác hơn, trong khi đó file PDF có thể giữ nguyên chính xác nội dung và hình thức của tài liệu.

PDF hoạt động như thế nào?

Để khắc phục những vấn đề khi trong văn bản có hình ảnh, phông chữ và phần tử đồ hoạ khác. Những nhà phát triển phần mềm bắt đầu sử dụng các liên kết đến tài nguyên khác trên máy tính.

Giả sử như bạn đã sử dụng phông chữ đặc biệt trong tài liệu của mình. Thay vì lưu tất cả dữ liệu cho phông chữ này bên trong tài liệu của bạn, nó sẽ kéo các thông tin cần thiết từ thư mục cài đặt font chữ trên máy tính. Điều này làm giảm tải trên tệp tài liệu, làm cho nó nhẹ hơn.

Nó vẫn hoạt động tốt miễn là bạn không di chuyển phông trên máy tính. Tuy nhiên, nếu bạn mang file đó đến một máy tính khác mà không cài đặt phông chữ đặc biệt của bạn, nó sẽ trông không giống như vậy nữa.

Bạn có thể tưởng tượng nỗi đau của việc dành tất cả thời gian để tạo ra một tài liệu quan trọng. Sau đó có nó trông khủng khiếp bởi vì bạn đã không giữ các liên kết đến các yếu tố đồ họa tồn tại.

Tại sao PDF lại quan trọng?

Có thể nói tính di động của file PDF rất quan trọng vì nó thể hiện ở điểm các tệp file PDF khi mở ở bất kỳ thiết bị nào thì nó cũng trông rất giống nhau. Chính vì vậy mà cho dù bạn sử dụng bằng Windows 10, Mac, Windows Phone, iPad hoặc Windows XP, Chrome OS, Android bạn mở file PDF nào thì chúng luôn phù hợp.

Thông tin trong PDF không phụ thuộc vào thiết bị của người tạo hoặc của người xem. Nó bao gồm phông chữ, biểu đồ, hình ảnh và dường như chúng không có vấn đề nào.

Tại sao PDF lại trở nên quan trọng chúng ta cùng so sánh một ví dụ sau nhé khi bạn gửi một tài liệu Microsoft Word cho ai đó. Điều gì sẽ xảy ra nếu người nhận của bạn, những người bạn gửi tài liệu qua không sử dụng Microsoft Word trên máy tính hay một thiết bị nhận dữ liệu nào đó.

Họ có thể mở bằng một ứng dụng khác đó là Google Docs. Nhưng như vậy thì tài liệu của bạn sẽ trông rất khác vì docs hiển thị các tệp theo một cách khác nhau, nó sẽ bị thay đổi văn bản gốc, định dạng của bạn.

Nếu bạn dành thời gian để trình bày văn bản dưới dạng bảng biểu, hình ảnh và các yếu tố khác, tất cả chúng đều sẽ bị thay đổi cách trình bày, không như văn bản gốc của bạn.

Đến đây thì PDF trở nên phổ biến và quan trọng vì theo nguyên tắc và ý nghĩa của file PDF là những tệp có nghĩa là để xem. Những gì khi bạn trình bày văn bản, hình ảnh, phông chữ, bạn nhấn save là những gì người khác nhận được sẽ xem được.

Thậm chí người nhận không cần phải cài một trình đọc. Hầu hết những trình duyệt, máy tính, điện thoại đều có tính năng mở các file PDF một cách dễ dàng mà không gặp vấn đề trở ngại. Chính vì điều này mà file PDF trở nên phổ biến.

Phần mềm đọc file PDF

Một số phần mềm đọc file PDF là:

Foxit Reader

Nhắc đến Foxit Reader chắc chắn ai sử dụng máy tính, thiết bị điện tử để truyền dữ liệu thì đều biết đến Foxit Reader. Nó là một phần mềm đọc file nổi tiếng vì độ gọn nhẹ, phù hợp với mọi cấu hình máy tính.

Hiện nay công nghệ thông tin phát triển nên phần mềm Foxit Reader đã có nhiều tính năng và ứng dụng mới nổi như tạo mật khẩu, chữ ký, tạo file PDF mới…. và còn nhiều tính năng khác.

Với Foxit Reader hiện nay có nhiều yêu điểm mà được nhiều người dùng ưa thích như:

• Phù hợp với hầu hết mọi cấu hình máy tính hiện hành.
• Có thể để lại bình luận trong file PDF.
• Dễ dàng tạo tập tin PDF mới.
• Có hỗ trợ phiên bản dành cho điện thoại.
• Gọn nhẹ, dễ sử dụng.
• Có phiên bản miễn phí và trả phí.

Adobe Reader

Ông lớn Adobe đã cho ra đời một phần mềm đó là Adobe Reader so với phần mềm Foxit Reader thì phần mềm Adobe Reader cũng thuộc top ngang hàng với Foxit Reader, họ sinh ra là một 9 một 10.

Nếu bạn đang phân vân chọn một ứng dụng thì để sử dụng file PDF thì chắc chắn đây sẽ là một gợi ý cho bạn. Với Adobe Reader có rất nhiều ưu điểm mà bạn có thể tham khảo.

Ưu điểm của Adobe Reader là:

• Giao diện thân thiện dễ sử dụng, Có thể tạo ghi chú trên tập tin PDF.
• Kết nối với đám mây để lưu trữ và chia sẻ tập tin PDF trực tuyến.
• Với Adobe Reader có phiên bản dành cho điện thoại bạn có thể chỉnh sửa, chuyển đổi, bạn có thể xem, tạo chữ ký… bạn còn có thể sử dụng camera để tài liệu với định dạng pdf Load file PDF nặng nhanh hơn Foxit Reader.
• Hiện tại thì nhà sáng chế vẫn chưa thu phí sử dụng dịch vụ này nên người dùng hoàn toàn miễn phí

Đọc file PDF bằng trình duyệt web

Với phần mềm này bạn không cần cài thêm bất kỳ một phần mềm nào khác, vì đọc file PDF bằng trình duyệt web bạn có thể sử dụng bất kỳ trình duyệt web nào như Mozilla Firefox , Google Chrome, Micorosft Edge để đọc file PDF.

Với cách làm vô cùng đơn giản là bạn chỉ việc kéo file PDF rồi thả vào trình duyệt là xong.

Ưu điểm của các trình duyệt đọc file PDF là:

• Nhanh, tiên, đủ dùng thích hợp cho những bạn ít phải làm việc với PDF nhiều. Giao diện đơn giản dễ sử dụng.
• Đọc file PDF bằng trình duyệt web có sẵn trên Windows, người dùng không cần phải cài thêm phần mềm về; ngoài ra còn hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt.

Nhược điểm còn tồn tại của các trình duyệt đọc file PDF là:

• Chỉ sử dụng được mở mức cơ bản như là đọc file PDF, phóng to, thu nhỏ, xoay và in đấy cũng là nhược điểm lớn nếu bạn muốn sử dụng nhiều tính năng hơn trong khi làm việc.

Cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản

Bước 1: Bạn mở Microsoft Word 2013, bạn làm việc và nhập nội dung cần làm việc vào file sau đó bạn vào Menu File, chọn Save As. Bước tiếp theo.

Bước 2: Tại đây xuất hiện phần name file nội dung bạn đang cần lưu dưới dạng PDF, bạn nhập vào tên của FIle vào ô File Name, và chọn PDF(*.pdf) ở ô Save as type, sau đó bạn lưu đuôi PDF lại là bạn đã thành công trong việc tạo và lưu một file dưới dạng đuôi pdf.

Cách tạo file PDF từ file Exel đơn giản nhất:

Bước 1: Mở bảng tính trong Microsoft Excel mà bạn muốn chuyển đổi thành file PDF.

Bước 2: Nhấn File > Print > Microsoft Print to PDF.

Bước 3: Nhấn Print để tạo file PDF từ Excel.

Bước 4: Đặt tên và chọn vị trí lưu lại, chọn Save.

Cách tạo file PDF từ file Microsoft PowerPoint đơn giản nhất:

Bước 1: Mở slide PowerPoint mà bạn chuyển sang định dạng PDF.

Bước 2: Chọn File > Print > Microsoft Print to PDF.

Bước 3: Nhấn Print để tạo file PDF từ PowerPoint.

Bước 4: Đặt tên và chọn vị trí lưu lại file PDF.

Hy vọng bài viết trên đây giúp bạn hiểu rõ hơn về file PDF là gì, cũng như cách tạo file PDF từ file Word, Excel, Powerpoint đơn giản. Hãy cùng theo dõi Chúng Tôi để cập nhật những thông tin mới thú vị nhé!