5s là gì? Quy tắc 5s trong kinh doanh

Tiêu chuẩn 5s là một phương pháp được áp dụng nhiều trong môi trường làm việc của các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp Nhật Bản. Khi làm việc ở các công ty Nhật, tất cả các bộ phận từ văn phòng, xưởng cho đến nhà kho đều áp dụng phương pháp này một cách chặt chẽ. Vậy nguyên tắc 5s là gì? Tại sao lại phải áp dụng vào môi trường làm việc? Nó có tầm quan trọng như thế nào? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu bên dưới.

Nguyên tắc 5s là gì?

5s là một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc, nó được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật bao gồm: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

– Seiri (Sàng lọc): Là việc xem xét, chọn lựa, phân loại và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và giữ lại những thứ cần thiết bao gồm dụng cụ, thiết bị, vật liệu, nhân lực,…

– Seition (Sắp xếp): Là việc bố trí, sắp đặt lại mọi thứ cho ngăn nắp, theo trật tự hợp lý để dễ dàng sử dụng nhằm tiết kiệm tối đa thời gian tìm kiếm, hạn chế những hàng động dư thừa gây lãng phí thời gian.

– Seiso (Sạch sẽ): Là việc giữ vệ sinh tại nơi làm việc từ các máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường và mỹ quan tại nơi làm việc.

– Seiketsu (Săn sóc): Là duy trì những việc đã làm, cải tiến nơi làm việc, thường xuyên cải tiến để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết.

– Shitsuke (Sẵn sàng): Giáo dục cho mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc, nề nếp, tác phong cho mọi người thực hiện 5s.

Lợi ích của 5s

Thực hiện nguyên tắc 5s sẽ giúp mang lại cho doanh nghiệp:

– Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn.

– Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

– Mọi người trở nên có kỷ luật hơn.

– Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

– Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn.

– Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình.

– Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn.

Mục tiêu của chương trình 5s

5s là một phương pháp hiệu quả được ứng dụng trong doanh nghiệp với các mục tiêu chính như:

– Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc.

– Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người

– Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.

– Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến.

– Loại trừ các vật dụng không cần thiết, chỗ làm việc sạch sẽ và được tổ chức tốt.

– Tiết kiệm, tránh lãng phí thời gian, công sức.

– Xây dựng môi trường làm việc an toàn, sạch sẽ.

– Tăng cường hiệu quả công việc, hạn chế sai sót.

– Cải tiến liên tục chất lượng công việc và chất lượng sản phẩm.

– Nâng cao ý thức, trách nhiệm, đạo đức của nhân viên.

– Nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau giữa các nhân viên, tăng cường tinh thần làm việc đội, nhóm.

Các bước áp dụng 5s vào doanh nghiệp

1. Seiri (Sàng lọc): Loại bỏ những cái không cần thiết

Bước 1:

– Quan sát kỹ nơi làm việc của mìn với vài đồng nghiệp

– Phát hiện và xác định những thứ không cần thiết cho công việc của mình

– Vứt bỏ những thứ không cần thiết đó.

Bước 2:

Nếu các bạn không thể quyết định ngay được là thứ đó có cần thiết hay không thì hãy đánh dấu sẽ hủy kèm theo ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi.

Bước 3:

Sau một thời gian khoảng vài tháng, bạn hãy kiểm tra xem thứ đó có cần thiết nữa không, nếu không ai cần đến có nghĩa là thứ đó không cần thiết cho công việc nữa.

Lưu ý: Khi hủy những thứ thuộc tài sản của doanh nghiệp, bạn nên báo cáo cho người có thẩm quyền biết và cũng nên thông báo cho những nơi cung cấp các nguyên vật liệu hay tài liệu thừa đó.

Seition (Sắp xếp): Đặt mọi thứ đúng chỗ để thuận lợi khi sử dụng

– Bạn phải chắc chắn rằng mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc của bạn.

– Tiếp theo, bạn hãy nghĩ xem những thứ cần thiết nên đặt ở đâu để thuận tiện cho quá trình làm việc và đồng thời đảm bảo mỹ quan nơi làm việc của bạn.

– Hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp, bố trí sao cho thuận tiện nhất.

– Những thứ được sử dụng thường xuyên nhất nên đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại, những cái ít dùng thì có thể để xa hơn.

– Bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ chúng, ghi chú trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết.

Chú ý: 

– Mục đích của Seition (sắp xếp) là làm cho nơi làm việc của bạn được an toàn, hiệu quả khi làm việc. Vì vậy, những vật như rèm, màn che để dấu những vật dụng ở phía sau là không cần thiết.

– Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu, tài liệu thì càng tốt.

Seiso (Sạch sẽ): Vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc

– Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc kể cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc…một cách thường xuyên, làm cho những thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.

– Dành 3 phút mỗi ngày để làm Seiso (Sạch sẽ).

– Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh nơi làm việc.

– Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng.

– Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là bạn hãy tạo ra môi trường đó.

– Đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch sẽ.

Seiketsu (Săn sóc): Duy trì sự sạch sẽ ở mức độ cao

–  Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc; cần có lịch làm vệ sinh.

– Phong trào thi đua giữa các Phòng, ban, phân xưởng cũng rất quan trọng và hiệu quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5s.

Ghi rõ tên người chị trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc, thường xuyên kiểm tra và đánh giá tốt, xấu mức độ thực hiện của tổ, nhóm, đội đã được phân công.

Shitsuke (Sẵn sàng): Thực hiện 5 một cách tự giác

– Mọi người phải có ý thức thực hiện 5s một cách tự giác mà không cần phải có người nhắc nhở.

– Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy tầm quan trọng của 5s bằng cách:

• Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn.
• Nhận thức được Công ty như là nơi bạn tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình bạn.
• Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.

Lưu ý: Để nâng cao Shitsuke (Sẵn sàng) của nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp thì vai trò của người phụ trách cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.

>>> Xem thêm: SOP là gì? Vai trò của SOP trong khách sạn

Chúng tôi vừa giải thích với các bạn nguyên tắc 5s là gì, mục đích cũng như lợi ích và cách thực hiện 5s trong doanh nghiệp/tổ chức. Hi vọng những thông tin này sẽ hữu ích và giúp bạn có một môi trường làm việc tiện lợi, thoải mái hỗ trợ tích cực trong quá trình làm việc của mỗi nhân viên.